SENSIBILIZACIÓN EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Al momento de querer implanter un sistema de gestión de calidad en una institución educativa, surgen algunos inconvenientes debido a la concepción que tiene el proceso educativo como algo bastante más complejo que cualquier proceso empresarial. Estos son algunos argumentos que surgen frecuentemente para oponerse a modelos de gestiónde calidad:

· Las instituciones educativas no son empresas, por tal razón no tienen fines comerciales, ni fabrican productos, ni deben responder a criterios gerenciales, y mucho menos adoptar acríticamente terminologías del mundo de los negocios como eficacia, eficiencia y efectividad entre otras.

· Las instituciones educativas no tienen clientes, sino estudiantes o educandos que deben ser formados como ciudadanos integrales; así mismo el resultado del proceso educativo no se puede catalogar como producto final puesto que los seres humanos son sujetos inacabados en permanente proceso de formación, y la valoración del proceso educativo va mucho más allá de las aulas, y se ve en el largo plazo.

Para contribuir a solucionar las problemáticas que se encuentran en el sector educativo se pueden desarrollar acciones en cuanto a la sensibilización como las siguientes:

- Es fundamental hacer un proceso amplio de concientización sobre las ventajas y beneficios que tiene el desarrollo de temas como las políticas de calidad, misión, visión, objetivos, metas, estrategias, procesos, indicadores y todos aquellos elementos del sistema de gestión que se convierten en un soporte fundamental para que la institución pueda efectuar su labor principal como ente formador de personas integrales. Así mismo, hacer énfasis en que como organizaciones que son, las instituciones educativas son sistemas abiertos que reciben unas entradas del entorno, y generan unos resultados en su interior y hacia la sociedad. En este sentido se hace necesaria la buena gestión de los diversos procesos tanto académicos como administrativos, con el fin de alcanzar los derroteros planteados en los proyectos educativos institucionales.

En segunda instancia se debe ser muy cuidadoso con el lenguaje que se utiliza en los ámbitos académicos para referirse a los elementos del sistema de gestión de calidad aplicado a las instituciones de educación, para evitar confrontaciones y debates semánticos que hagan difícil el proceso de sensibilización. Teniendo en cuenta esta anotación, el ICONTEC, en conjunto con diversas instituciones y organizaciones educativas desarrollo la guía técnica de calidad 200 del año 2005, con la cual procuro contextualizar los elementos de la ISO 9001-2000 en las instituciones de educación preescolar, básica, media y en establecimientos de educación no formal. Así por ejemplo hablar de clientes es mejor utilizar el término estudiantes, así como utilizar mejor la expresión resultados del proceso educativo en vez de producto.

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS

8 PRINCIPIOS DE CALIDAD EN UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

ORGANIZACIÓN ENFOCADA AL CLIENTE:
Es necesario entender las necesidades y expectativas de los estudiantes y padres de familia para definir políticas, objetivos, estrategias y metas que busquen cumplir con sus aspiraciones respecto al proceso educativo.
Además se deben balancear las expectativas de estos con las de los docentes, directivos, administrativos, sector productivo y comunidad aledaña. Finalmente se debe medir la satisfacción de los estudiantes y con base en los resultados desarrollar acciones de mejoramiento en los procesos académicos y administrativos con el propósito de incrementar permanentemente su satisfacción con la institución y sus servicios.
LIDERAZGO
El rector y el consejo directivo de la institución educativa deben definir de una forma participativa la visión y misión, principios y valores de la organización, con el fin de traducir estas en objetivos y metas que sean realizables, medibles y orienten el quehacer institucional.
Del mismo modo deben establecer una estrategia de comunicación, entrenamiento y apoyo para que el personal docente, administrativo y operativo de la institución se involucre en los grandes objetivos de la organización. Finalmente se deben proporcionar los recursos requeridos al personal, y la libertad para actuar con responsabilidad y confianza para que los diferentes miembros de la institución sean lideres de sus procesos.

PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL
La institución debe promover abiertamente la participación del personal con el fin de aprovechar la experiencia, conocimiento e ideas de estos para la consolidación del trabajo en equipo y así conseguir un personal motivado, involucrado y comprometido con la institución educativa. Lo anterior conlleva a que tanto el personal docente y administrativo tenga una participación real en la toma de decisiones, lo que los hará participes de los resultados y del aporte de soluciones cuando se presenten problemas.
Por último la participación puede contribuir a la satisfacción y crecimiento del personal del establecimiento, lo que se revierte en pro del fortalecimiento y compromiso con la institución educativa.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
La institución educativa debe definir cuáles son los procesos académicos y administrativos que son claves para el logro de los objetivos y metas institucionales, y con base en estos realizar las actividades del día a día.
Los procesos definidos deben tener un responsable a cargo, así como los insumos, mediciones de control, información, métodos, flujos y los resultados deseados en cada uno. Los procesos deben ser monitoreados permanentemente con indicadores de medición para ver su avance y realizar acciones correctivas cuando se detecten resultados no deseados.
GESTIÓN ENFOCADA A SISTEMAS
La institución debe definir un plan integral que abarque todas las áreas académicas y administrativas, así como los respectivos procesos para alcanzar los objetivos del proyecto educativo institucional.
Es necesario diseñar un sistema de medición que permita evaluar los procesos, y con base en esta evaluación detectar las áreas críticas que afectan procesos específicos que a su vez afectan a la institución educativa como un todo. Es fundamental que se preste atención especial a los procesos que tienen relación directa con los estudiantes puesto que estos son la razón de ser de la institución. Esto sin descuidar los demás procesos.
MEJORA CONTINUA
La institución educativa ha de implementar el ciclo PHVA: Planear, Hacer, Verificar, Actuar, con el fin de hacer una mejora continua de los procesos académicos y administrativos. Esto redundará en la constante mejora de la eficacia y eficiencia de los procesos. Del mismo modo la institución debe hacer énfasis en la prevención de problemas, más que en ser una organización reactiva.
La filosofía de mejora continua conllevara a la innovación de los procesos, y a direccionar a la institución a la excelencia académica gracias a un adecuado soporte de los procesos administrativos.
ENFOQUE PARA LA TOMA DE DECISIONES BASADAS EN HECHOS
La institución educativa debe implementar mecanismos que faciliten la recolección de datos, e información pertinente para medir el progreso de los procesos, las metas y los objetivos.
Es necesario que la institución consolide la cultura de la medición para tomar las decisiones con base en datos y hechos verificables. Con base en la información recolectada mediante diversas fuentes, la institución debe diseñar planes de mejoramiento para corregir las no conformidades en los procesos.
RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICAS CON PROVEEDORES:
La institución educativa debe definir y seleccionar sus proveedores clave con los cuales debe establecer una comunicación clara y abierta. Es importante consolidar las relaciones con estos, por medio de alianzas estratégicas o asociaciones que contribuyan al logro de los objetivos propios como los de los aliados.